大多数雇主都制定了正式的纪律处分政策，以确保员工对其行为负责。 这些政策因公司而异。 在某些情况下，第一个纪律步骤是为需要改进的地区提供指导或咨询。 在辅导课程结束后，您可以给员工一个非正式的口头警告。 第二次口头警告比第一次更严重。
书面口头警告
每当员工收到第二次口头警告时，警告的文档应该记录在他的人事档案中。 这被认为是“书面口头警告。”您可能会觉得通过书面警告，它不再被视为口头警告。 不是这种情况。 以书面形式发出警告并不会改变警告的性质。 它仅提供证据表明员工已完成纪律处分程序的第一步。
记录的原因
通过将第二个警告放入员工的档案中，您会引起他的注意。 这有助于他了解事情的严重性，这可能会妨碍未来的纪律处分。 通过在他的人事档案中包含文档，您也可以避免反对。 如果员工认为没有任何记录证明他违反了公司政策，他可以轻易地声称不当终止或不公平。 但是，如果记录清楚地显示导致其终止的纪律处分，他很难对贵公司提起诉讼。
文档提示
私下与员工会面，告知他书面的口头警告。 告诉他他被警告的确切原因，以及未来任何警告的后果。 拥有方便的两份书面文件，其中包括员工的姓名，日期，违规行为以及口头警告这一事实。 如果发生另一件事，请记录纪律处理过程的下一步。 签署书面文件并注明日期。 此外，向员工提供文档的副本，但将正式副本放在员工的文件中。
纪律缓刑
一些公司制定了纪律缓刑政策，允许书面口头警告在经过一段时间后失效。 例如，如果连续六个月没有更多的纪律处分，贵公司可能会允许警告从员工的记录中删除。 如果警告到期，员工将被授予清白。 但是，之前的书面文件仍被视为其人事档案的一部分。
