当您向个人或企业提交专业信函时，使用商务信函格式是正确的礼仪。 即使将这封信提交给您个人认识的人，也是如此。 五个部分构成了基本商务信函; 发件人的地址，日期，称呼，正文和结束。 你与读者建立联系是有用的。 这相当于在做生意之前的握手。 目标是确保在称呼中没有任何不专业或冒犯。
不要重新创建轮子
不要担心如何对商务信函中使用的词语进行新的改动。 相反，利用所有这些创造力来发展商业信函的主体。 根据经验，保持称呼简单。 有几种传统的选择可以随着时间的推移进行测试和验证。 传统称呼的两个流行的例子包括，“亲爱的简·多伊”和“问候，简·多伊”。
保持专业和正确的标点
即使您个人知道您要寄信的个人，也要保持专业敬礼。 当其他业务经理或高管有可能阅读您的来信时，尤其如此。 不要使用诸如“你好，我的朋友”或“嘿女孩”之类的问候。此外，请在称呼后立即使用正确的标点符号。 对于商务称呼，请始终使用冒号而不是逗号。 在你的称呼和商业信函正文之间加入两个换行符或双倍空格。
使用名称
始终尝试在商务称呼中使用个人姓名。 远离普通的称呼，例如“亲爱的先生或女士”或“可能关注谁”。通过使用这个人的名字，你的称呼是温暖和友好的，而不是冷和通用。 使用姓名也可能会给信件收件人留下深刻印象，因为您在努力寻找应该联系的人的姓名。 在某些情况下，联系人的姓名列在公司的官方或公司网站上。 如果没有，请通过电话联系公司获取名称。
职位名称和性别
如果您无法确定要在称呼中使用的确切名称，请改用作业标题。 例如，如果您的商业信函是关于某个工作的，那么您的称呼可能是“亲爱的招聘经理”。如果没有特定的职位，请写给特定部门的信，例如“亲爱的人力资源部”。
