向同事发送备忘录，邀请他们参加下周的员工会议。
如果您正在联系一些同事聚在一起吃午饭，那么电子邮件或简短的电话信息就足够了。 但是，如果您需要向多个同事发送有关即将召开的会议的信息，分享最新的销售数据或转发最近的政策更改，请使用标准业务备忘录。 不要将它发送给不需要备忘录的人，但不要遗漏应该接收备忘录的同事：如果信息与他相关，您可能还想包括您的老板或其他部门负责人。
确定哪些同事需要收到备忘录，然后确保您的姓名拼写正确，以及正确的标题和电子邮件地址。 在备忘录的“TO”行中输入此信息，将名称和标题列在另一个下面：TO：John Doe，销售经理Jane Smith，项目经理Ann Jones，平面设计师
如果您将备忘录发送给单个办公室或部门中的每个人，请仅在“收件人”行中使用部门名称，如下所示：
TO：所有销售部门人员
如果您真的打算将备忘录发给该部门的每个人，请仅使用这种形式的地址。 如果您只想将其发送给部门或分支机构的特定成员，请使用个人名称/标题格式。
将您的姓名和头衔放在备忘录的“FROM”行，然后是“DATE”行和备忘录的日期。 标题中的最后一行是“SUBJECT”行：使用此行可以准确地通知备忘录的收件人备忘录所涵盖的内容。 保持简短和甜美，但具体到足以让收件人能够直接掌握备忘录所讨论的内容。 诸如“销售”之类的模糊标题并未向收件人提供有关要遵循的内容的大量信息。 相反，他们将注意力集中在诸如“March Department Store Sales Figures”或“7月份的本月销售人员”之类的短语上。
使用简洁，信息丰富的段落撰写备忘录正文。 第一个应该介绍你的主题，随后的段落提供讨论。 您的最后一段应该总结备忘录中的主题。
在结束段落中包含有关后续行动的具体说明。 否则，你的读者可能会留下一个大“那么什么？” 关于你为什么首先发送备忘录的原因。 如果备忘录是关于即将召开的会议，请提供会议的时间，日期和地点，并要求他们出席会议。 如果您需要他们准备报告，提供销售数据或联系他们的客户，请准确告诉他们，以及您希望完成操作的时间范围。
在按下“发送”按钮之前校对您的备忘录。 除了通常的拼写和语法评论之外，请仔细检查以确保您拥有正确的电子邮件地址。 你需要的最后一件事是让一个同事在不打算给他的时候拿到备忘录。
